V předchozích článcích jsme se zaměřili na změnu chování uživatelů na webu a rostoucí roli AI při nákupech. Dnes se podíváme na oblast, kterou zná každý z nás: e-maily. Denně jich dostáváme desítky a třeba ve firemním prostředí stovky. Zpracovávání e-mailů je časově náročné a zatěžující. AI nástroje ale začínají tuto agendu efektivně zjednodušovat.
Shrnutí obsahu e-mailů
Jednou z nejvíce viditelných funkcí AI v e-mailových klientech je schopnost automaticky shrnout delší zprávu do několika vět. Tuto možnost dnes nabízejí některé platformy buď jako nativní funkcionalitu (např. Superhuman, Google Workspace Labs), nebo prostřednictvím doplňků (např. Chrome pluginy s ChatGPT API).
Například Gmail Labs testuje funkci, která dokáže zobrazit přímo v náhledu shrnutý obsah zprávy a detekovat hlavní akční body (“Potvrdit schůzku”, “Odpovědět na dotaz”, “Zpracovat dokument” apod.). Tím se radikálně zkracuje čas potřebný na přečtení a porozumění zprávě.
Automatické odpovědi a návrhy
Vedle sumarizace je další užitečnou funkcí schopnost generovat návrhy odpovědí. Tyto odpovědi nejsou jen jednoduché šablony typu “OK” nebo “Děkuji”, ale kompletní odpovědi reagující na kontext zprávy, včetně stylu komunikace.
Například Microsoft Outlook (přes Copilot) nabízí funkci, kdy lze pomocí AI vygenerovat odpověď podle kontextu e-mailu a případně ji upravit podle tónu (např. formálnější, stručnější, pozitivnější). Gmail v pilotní verzi něco podobného testuje u vybraných uživatelů v rámci programu Google Workspace Labs.
Třetí strany jako Superhuman, Flowrite nebo Jasper AI poskytují i pokročilejší návrhy odpovědí s možností „přesně formulovat, co chci říct, ale s pomocí AI to zní plynuleji a profesionálněji“.
Integrace s dalšími nástroji
Moderní e-mailový provoz už není izolovaný. AI nástroje se integrují s kalendáři, task managery a CRM systémy, aby uživatel nemusel ručně přepisovat údy ze zpráv. Například Fathom AI nebo Fireflies.ai dokáží z meetingu udělat záznam, shrnutí a následně vložit poznámky do nástrojů jako Notion, HubSpot nebo Google Calendar.
Ve firmách se pak e-maily propojují s helpdesk systémy (např. Zendesk nebo Intercom), kde AI klasifikuje příchozí požadavky a navrhuje odpovědi podle databáze znalostí. To nejen zrychluje reakci, ale zvyšuje konzistenci odpovědí napříč týmy.
Časové úspory a dopady na efektivitu
Podle studie McKinsey (2023) mohou firmy pomocí implementace AI do interní komunikace snížit čas strávený prací s e-maily o 20–30 %. Superhuman uvádí, že jejich AI funkcionalita průměrně zrychlila zpracování inboxu o třetinu.
Kromě šetření času AI pomáhá:
Kam se e-mail posouvá?
Z “pasivní schránky” se e-mail stává aktivním nástrojem pro řízení úkolů, priorit a rozhodnutí. Vize do budoucna je taková, že AI filtruje a zpracovává většinu komunikace, zatímco uživatel vstupuje jen tam, kde je třeba lidského rozhodnutí.
E-mail se tak mění z nástroje, který zahlcuje, na nástroj, který prioritizuje, strukturuje a navrhuje akci.
