Jistě čekáte nějakou více či méně skrytou propagaci našich produktů. Bez velkého otálení tedy, tady je – vyrábíme systémy, které řídí jádrovou činnost firem. Pokud jste si pozorně prohlédli předchozí větu, tak jste si všimli, že jsou tam dva různé odkazy. V případě produktu Poski REAL je naprosto záměrné, že poskytuje řízení činnosti realitní kanceláře a jsme na něj patřičně hrdí. Ovšem v případě e-shopu Clevero je to spíše nezáměrný úkaz. A právě k té druhé variantě se s vámi chci podělit o pár praktických zkušeností.
Změna je život
Za dobu existence naší firmy jsme implementovali řadu informačních systémů na míru (včetně našeho firemního informačního systému). Jak si ale můžete všimnout z našeho firemního webu, nejde o produkt, který bychom přímo nabízeli. Důvod je vcelku zřejmý – ukázalo se totiž, že něco jako univerzální řešení v tomto ohledu neexistuje a největší úspěch na trhu mají naopak tzv. vertikální řešení. Označení “vertikální” je odvozeno od toho, že jdou do hloubky a na každé úrovni jsou přizpůsobena jednomu konkrétnímu odvětví podnikání. V případě našeho Poski REALu je to realitní odvětví.
I náš druhý produkt, e-shop Clevero, se ale pro začínající firmu může stát systémem, který ji řídí. Ovšem pro úspěšnou firmu je to vždy pouze na krátkou dobu, protože zatímco elektronické obchodování postupuje velmi rychle kupředu a trendy se mění z roku na rok, tak hlavní informační systém firmy by měl představovat zejména stabilitu. Může se tak snadno stát, že e-shop jako hlavní informační systém firmy, nelze vyměnit či aktualizovat kvůli mnoha individuálně implementovaným funkcím. Nebo ještě hůře, že po výměně e-shopového řešení najednou všichni zjistí, které individuální funkce původního e-shopu vlastně se samotným prodejem na internetu přímo nesouvisely a tedy nikoho nenapadlo je do nového e-shopu implementovat.
Úspěšná firma tedy potřebuje dříve či později řízení z e-shopu vyčlenit do samostatného systému. A právě pro firmy, které se na tento přechod chystají, nabízím několik praktických zkušeností.
Výběr partnera, který vám pomůže
Nejdůležitějším faktorem při výběru nového informačního systému nejsou náklady jeho zavedení, jak by se mohlo zdát, ale nákladnost jeho zrušení. Většině firem bude totiž jejich první informační systém sloužit dlouhá léta, ne-li desetiletí. I tak jednou bude muset být vyměněn za jiný, novější. Jedním z vůbec nejhorších případů je, když se tak stane proto, že původní systém už nemá kdo udržovat. Proces výměny se tak stane velice nákladným, ne-li přímo chaotickým.
Proto je třeba společně se systémem vybrat i vhodnou partnerskou firmu, která software zavede a bude udržovat a rozšiřovat, tzv. implementátora. Pokud máte e-shop Clevero, pak lze předpokládat, že vývoj softwaru není jádrová činnost vaší firmy. V takovém případě by bylo velmi ambiciózní předpokládat, že si budete informační systém implementovat svépomocí. Poměrně běžnou praxí je, že základní systém dodává velmi velká mezinárodní firma, která je schopná investovat spousty peněz do základního vývoje, ale vaší firmě systém na míru připraví a zavede pro praktického používání český implementátor. Záměrně zmiňuji český. Aby si váš pracovník po telefonu rozuměl s pracovníkem implementátora, bývá klíčové zejména v krizových situacích. Pokud tedy nejste případem mladé dynamické firmy, kde každý současný i budoucí zaměstnanec absolvoval rok na profesní stáži v zahraničí, tak se vám čeština bude hodit.
Kromě firemní historie implementátora a dalších kritérií, která vás zcela jistě napadne zkontrolovat, doporučuji podívat se také na hodinovou sazbu a nabízené servisní smlouvy. Zejména z pohledu dlouhodobě udržitelnosti – pokud se vám podaří vyjednat si nečekaně výhodnou cenu, tak to nemusí být vůbec výhra. Je sice nepravděpodobné, že zrovna ztrátovost na vaší zakázce by zavedeného implementátora přivedla k bankrotu, ale rozhodně se nebude hrnout do toho, aby s vaší firmou uzavřel smlouvu na další období či upřednostnil vaše požadavky.
Závazek ze dvou stran
Stejně jako závazek, že implementátor bude váš systém schopen dlouhodobě udržovat, je třeba zajistit i závazek k tomuto systému ve vaší firmě. A to nejlépe odshora. Vždyť proč by pracovník podatelny upozorňoval na nepraktický formulář k zadávání poštovní zásilky, když majitel firmy při každé příležitosti vypráví, jak systém nepoužívá a raději vše přehazuje na asistenta.
Informační systém by měl především v práci pomáhat. Velmi snadno totiž management propadá mylné představě, že o své firmě ví úplně vše, a pravidla a omezení v novém systému nadiktuje ze svých rohových kanceláří. Pracovník na nejnižší úrovni pak zjistí, že sice už rok vykonává z dobré vůle kriticky důležitou evidenční práci, kterou nemá v pracovní smlouvě, ale v novém systému nemá oprávnění údaje zapisovat. Místo efektivnější práce pak naopak všechno trvá dvakrát tak dlouho, protože si údaje předávají s nadřízeným v excelové tabulce a pak je nadřízený přepisuje do systému.
Procesy zavedené na začátku do informačního systému musí tedy odpovídat realitě. Je-li současný způsob vyřizování objednávek prováděn metodou “kdo to chytne, ten to zapíše”, tak je nejlepší tímto způsobem začít a procesy vylepšit až při následné údržbě systému. Provádět souběžně změnu procesů a výměnu informačního systému, který je řídí, vede k problémům, které znáte z novin jako “firma XY je v insolvenci, protože nezvládla zavedení nového informačního systému”.
Zefektivnění je změna
Obdobně mylná je představa, že informační systém se na počátku implementuje a následně s ním již nebude nutné roky nic dělat. Často se to vyskytuje také ve variantě “to si zvládneme udělat sami”. Každá firma roste dvěma směry – rozšiřuje se a zefektivňuje se. Zatímco rozšíření je zpočátku snadnější – naberete o člověka víc, vyrobíte o kus denně víc, obdržíte o objednávku denně víc – má poměrně výrazný limit a tím je vaše konkurence. Pokud budete totiž práci dělat pouze tak efektivně jako konkurenční firma, tak jí jen těžko přeberete zákazníky. A věřte tomu, že ta konkurenční firma už dnes vymýšlí, jak vám přebrat vaše zákazníky.
Abyste tedy udrželi krok s konkurencí, musíte také zefektivňovat. Tedy dělat totéž, co dnes snadněji, nebo se stejnou námahou dělat něco navíc. Obojí je změna a tuto změnu je třeba promítnout i do vašeho informačního systému. Příklad z praxe – máte problémy s doručením zásilek, kdy řidič přijede, zazvoní, a … nikdo není doma. Napadne vás, že by někdo mohl ten den ráno zákazníkům zavolat, jestli na dodávku zboží nezapomněli. Po týdnu od “změny” zjistíte, že řidič nevidí v informačním systému telefonní číslo zákazníka (protože se sám od sebe nepřenáší do dodacího dokladu a na obchodním oddělení to nikoho nenapadlo přepsat), tak mu to ráno na dispečinku někdo píše na použitou obálku, ať to má alespoň nějak u sebe.
Málokdy má smysl vynalézat kolo
V oboru vývoje softwaru existuje řada pejorativních vyjádření o iracionálních činnostech. Málokteré je tak silné jako “reinventing the wheel”. Označuje se tak činnost, kterou již dávno provedl někdo jiný, a nedává smysl ji provádět znovu jinak než jako procvičení schopností programátorů. Tedy pokud existuje software, který již váš problém řeší, vyplatí se spíše váš informační systém a tento software propojit než pokoušet se celou funkčnost implementovat do vašeho informačního systému. V návaznosti na to platí, že pokud existuje takový software od dvou dodavatelů a jeden umožňuje propojení a druhý propojení neumožňuje, nezajistí, neumí a prostě ho dělat nebude, tak chtějte toho prvního.
Typickým příkladem je ekonomický systém. Ten má za zodpovědnost zejména fakturaci a daně. Mnoho z těchto systémů ale obsahuje i spoustu dalších funkcí jako evidenci zákazníků, objednávek, skladu a kdovíčeho dalšího. Ekonomický systém se tedy, podobně jako e-shop, bez konkrétního plánu samovolně stává hlavním informačním systémem firmy. Je třeba si ale uvědomit, že není povinnost používat všechny funkce tohoto softwaru (a to i když jsou v něm “zdarma”). Co tento systém velmi dobře zajistí, je daňové přiznání dle platných zákonů, a tu část chcete využít.
Pokud chcete, aby bylo vaší konkurenční výhodou informování zákazníka o průběhu jeho výrobní zakázky, tak je sice pěkné, že váš ekonomický software zvládá evidenci přijatých objednávek (a dokonce má celé tři stavy – nová, vyřízená, stornovaná) a že váš e-shop má předpřipravené líbivé šablony, vy ale potřebujete, aby vedoucí výrobní směny mohl každou hodinu odklikat ve výrobní hale deset hotových výrobků. Ať si pro všechny ty krabice někdo přijde z logistiky, protože mu zase dochází volné místo na zemi.
Objednávka z e-shopu by tedy měla putovat do hlavního informačního systému, kde máte skutečné know-how firmy, a na konci se v ekonomickém systému objevila faktura pro zařazení do účetnictví. Zcela jistě to není jednoduché zařídit, ale hrůzu by vám měla nahánět zejména představa, že vaše konkurenční výhoda stojí na evidenci metodou papír-a-tužka a poslíčkovi, který s ní poběží každou hodinu z výrobní haly do logistiky, pak do obchodního a pak zpět.
Autor: Ing. Jakub Macek, Ph.D.
Analytik, vývojář
Analytik, důsledný, neuteče mu sebemenší detail. Jakub ctí řád, všechno má svá pravidla. Pokud něco nevíte, zeptejte se Jakuba.