Asi se shodneme, že podnikání je čím dále obtížnější. Konkurence na trhu je opravdu hodně ve všech oborech, klienti jsou čím dál tím náročnější, doba nás neúprosně honí, kvůli tomu nemáme čas na sebe a jako bonus se neustále přidává nesmyslná administrativa. No čert se v tom všem vyznej.

A aby toho nebylo málo, máme tady od 1.8.2023 další byrokratickou zátěž vymyšlenou v EU a připepřenou českými zákonodárci – Zákon o ochraně oznamovatelů.

Pokud máte zájem se o celé problematice dozvědět více a toužíte vědět, co to zvláštní nepřeložitelné slovíčko znamená, vše je hezky popsáno v tomto článku. Když zákon o ochraně oznamovatelů neboli whistleblowing volně přeložím – whistleblowig je „oznamování, udání“. Něco se Vám na pracovišti a v zaměstnání nezdá, oznamte to na patřičná místa. Protože tento článek nemá popsat, co přesně zákon znamená (to je lepší si přečíst v odkazu výše), dovolím si tedy whistleblowing dále nerozepisovat. Snad jen důležitá informace, že se zákon netýká všech. Povinnost zavést oznamovací systém je pro všechny veřejné instituce, veřejné zadavatele a zaměstnavatele s 250+ zaměstnanci. No a protože makléři pracují s AML, tak i většinou pro makléře a realitní kanceláře.

Nechci vás strašit vysokými pokutami, ale i zde bohužel za nesplnění nějaké hrozí. Ty ale stále hrozí i u GDPR, a přesto se v našem oboru podnikání od roku 2018, kdy vyšlo v platnost, příliš nezměnilo. Jak tedy tuto novou povinnost vyřešit a vyhnout se možným pokutám? No jednoduše. Přidá se na web a do interních směrnic příslušný dokument, kterým byste se jako firma měli také začít řídit, a hlavní povinnosti bude učiněno za dost. Za rok bude pozdvižení okolo whistleblowingu nejspíše pryč, stejně jako se to stalo s GDPR a poznáme, jak se bude vše řešit v praxi.

Ony jsou přeci jen důležitější listiny, které na webu mají být. A co je horší, opravdu většina realitních kanceláří je na webu nemá. Tak si pojďme připomenout, které to jsou.

Možná ještě zdůrazním, že tento článek je pouze doporučení mé, majitele IT společnosti Poski.com. Jedná se o moje postřehy a moje doporučení, sám nejsem právníkem. Plná odpovědnost je na Vás, podnikatelích, já se Vám jen snažím ukázat tu nejsnadnější cestu. Celkově se snažíme, jako firma Poski.com, vyhovět mnoha dotazům, které se na nás valí z řad našich klientů. I tyto právní, byť to není naší povinností. Nevíte-li si rady, a pokud můžeme někoho opravdu doporučit, pak Advokátní kancelář ARROWS, která o celé problematice píše zde v tomto článku.

A co by tedy na webu určitě mělo být?

Základní údaje u všech podnikatelů

I když to všichni asi ví, plno podnikatelů tyto základní údaje na webu nemá. Například IČO. Zde si osobně myslím, že podnikatel riskuje pravděpodobnější pokutu, než pokutu za neplnění whistleblowingu. Alespoň takto se s tím setkávám já z vyprávění klientů. Máte na svém webu tedy vše?

• jméno (tj. fyzická osoba jméno a příjmení, právnická osoba svoji firmu)
• sídlo (fyzická osoba místo podnikání)
• přidělený identifikační údaj (tj. IČO)
• pokud je podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku (může být i fyzická osoba dobrovolně zapsaná), pak uvádí údaj o zápisu, včetně oddílu a vložky (tj. “zapsaný v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Ústí nad Labem, v odd. C, vl. 15324”)
• pokud podnikatel není zapsaný v obchodním rejstříku, ale zapsaný v jiném veřejném rejstříku nebo jiné evidenci (v praxi půjde o živnostenský rejstřík) uvádí údaj o svém zápisu v tomto jiném veřejném rejstříku nebo evidenci (tj. například “zapsaný v živnostenském rejstříku u Městského úřadu Libochovice” Číslo jednací nutně být uvedené nemusí.). Jinou evidencí může být např. evidence advokátů – “zapsaná v seznamu advokátů u České advokátní komory, č.osv.”)

Všechny tyto údaje musí být povinně i na obchodních listinách (což jsou zejména smlouvy, faktury). Povinným údajem zde není v těchto případech DIČ.

Povinně zveřejněné informace, ideálně formou dokumentů

Pokud máte vyřešené základní údaje výše, pak je potřeba další doplnit do šanonu a ideálně na web plno dalších dokumentů. Já svým klientům doporučuji, aby si na webu vytvořili „Klientskou sekci“, kam se toho vejde plno a je možné zde vkládat vše potřebné. Taková ukázka je zde.

 A co je tedy potřebné a co doporučuji? Ideální mít i názvy dokumentů, tak nějak podobně dle ukázky.

• Informace o zpracování osobních údajů – tedy GDPR, připomenu, že Poski REAL automaticky GDPR i výmazy hlídá
• Informace o cookies
• Poučení spotřebitele
• Zákon o ochraně oznamovatelů (tedy náš případ whistleblowingu)
• Právní informace (takový obecný dokument, který popíše vše ostatní, tedy:)
  • Informace o mimosoudním řešení
  • Reklamační řád (možné mít také jako samostatný dokument)
  • Obchodní podmínky (možné mít také jako samostatný dokument)
  • Etický kodex 
  • Odpovědnost a právní režim
  • Postup pro případ odstoupení od smlouvy
  • A případně něco dalšího, co Vás napadne ☺

Poski.com pro Vás umí zmíněné dokumenty zajistit a připravit, ale jak jsem popsal výše, bez záruky. Nejsme právníci, jen se Vám snažíme pomoci v podnikání. Pokud máte zájem o zaslání vzorů dokumentů, nebo o radu, prosím kontaktujte naší podporu na podpora@poski.com nebo přímo mne na vladimir@poski.com. 

A jaký je tedy ideální postup v případě whistleblowingu?

1. Kontaktujte svého právníka, nás Poski.com nebo ARROWS pro vypracování dokumentu.
2. Zařiďte základní firemní směrnice ve firmě a proškolte tým.
3. Směrnici vyvěste ve firmě a příslušný dokument umístěte také na webové stránky.
4. Pokud jste našimi klienty a máte web editovatelný přes administraci, dokument si do patřičné sekce vložte sami. V opačném případě nám jej zašlete na podpora@poski.com a my ho rádi vložíme na Váš web.

No a dále uvidíme, co se bude dít. Pokud Vám článek pomohl, tak  šup s novým dokumentem na web a uvidíme, kam se nám vše posune třeba za půl roku. 

Držím Vám palce.

Vladimír Vaněk

Občasný pisálek článků a jednatel Poski.com, která provozuje Software Poski REAL