Chystáte se založit nový e-shop? Osobní údaje vašich budoucích klientů, jejich zpracování a marketingové využití podléhá pravidlům, jejichž porušení může začínajícím podnikatelům přivodit zbytečné problémy s úřady. Jak správně nakládat s osobními údaji, se dozvíte v našem novém příspěvku ze sekce Poski radí, kde si také řekneme, proč a jak zužitkovat soubory Cookies.
Souhlas se zpracováním osobních údajů a newslettery
Asi nejobvyklejším způsobem, jak získat adresáty obchodních e-mailů (newsletterů), je využít kontaktní údaje stávajících zákazníků, tj. lidí, kteří si již zakoupili váš produkt nebo zaplatili za vaše služby. A přesně takto postupuje většina firem.
Pro zasílání newsletterů přitom není nezbytně nutné žádat od zákazníka souhlas se zpracováním osobních údajů. Marketingové využití osobních dat totiž může být zakomponováno již v obchodních podmínkách. Pamatujte však, že vždy musíte příjemci newsletteru umožnit, aby se mohl z jeho odběru snadno odhlásit – nejčastěji s pomocí viditelného odkazu ve spodní části e-mailu.
Přesto se získání souhlasu i v tomto případě doporučuje a většina českých e-shopů nás o něj žádá. Zpravidla se tak děje při dokončování objednávky, jindy např. prostřednictvím e-mailu o spokojenosti se zbožím/službami. Nejobvyklejší formou je zaškrtnutí příslušného políčka v textu, jenž informuje o zpracování kontaktních údajů pro marketingové účely, tj. nejčastěji právě pro zasílání reklamních e-mailů.
Po odsouhlasení ze strany zákazníka pak můžete daný kontakt zařadit do databáze odběratelů vašich e-mailů či obchodních dopisů a dále s ním marketingově pracovat.
Co musí souhlas se zpracováním údajů obsahovat?
Proč, jak a kým budou osobní údaje zpracovány – to především je třeba vašim zákazníkům vysvětlit.
Sdělení tedy musí obsahovat informace o:
- rozsahu a účelu zpracovaných osobních údajů,
- subjektech, jež budou s osobními údaji nakládat,
- subjektech, kterým mohou být osobní data dále předávána.
Podle zákona o ochraně osobních údajů má váš zákazník právo na stálý přístup k těmto údajům a jejich případnou úpravu. Berte proto na vědomí, že jim tohle budete muset umožnit.
Nespoléhejte na výjimky – a raději se registrujte se na ÚOOÚ
Pakliže tedy hodláte nakládat s osobními údaji i za jiným účelem, než je pouhé zprostředkování služby či dodání zboží, budete se muset zaregistrovat na Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to ještě před tím, než začnete osobní údaje shromažďovat. Registrovat se můžete jednoduše on-line.
Při registraci po vás budou vyžadovány tyto údaje:
- identifikační údaje správce, účel nebo účely zpracování,
- kategorie subjektů údajů a osobních údajů, které se těchto subjektů týkají,
- zdroje osobních údajů,
- popis způsobu zpracování osobních údajů,
- místo nebo místa zpracování osobních údajů,
- příjemce nebo kategorie příjemců,
- předpokládaná předání osobních údajů do jiných států,
- popis opatření k zajištění ochrany osobních údajů.
Oficiální metodika pro správné nakládání s osobními údaji majiteli e-shopu je k dispozici ke stažení ZDE. A přestože i v rámci registrační povinnosti existuje několik výjimek, vřele doporučujeme ji provést. Už proto, že s rostoucím počtem zákazníků roste množství zpracovávaných údajů, a tím i povinností pro vás – majitele internetového obchodu.
TIP: Chystáte se založit nový e-shop? Těchto 7 věcí by na vaší prezentaci rozhodně neměly chybět!
Osobní údaje a Cookies
K povinnostem provozovatelů e-shopů před pár lety přibylo zveřejnění lišty informující o tom, že kliknutím na ni návštěvník webu souhlasí se zpracováním Cookies – malých souborů, jež nesou údaje o preferencích jednotlivých návštěvníků dané webové stránky. Jedná se např. o volbu jazyka, přihlašovací údaje, čas a zdroj návštěvy apod., které si stránky zapamatují. Pro webovou analytiku, SEO a marketing jsou to tedy podstatné a užitečné zdroje. Soubory Cookies se pak ukládají na uživatelovo PC, mobilní telefon či tablet.
Informační lišta by měla obsahovat upozornění na používání Cookies i odkaz na podstránku, kde se uživatel dozví, jak přesně vaše firma s těmito daty pracuje a k čemu přesně je využívá.
Sociální sítě a event manažerka
Kača se umí nadchnou pro každý projekt, nezkazí žádnou srandu a v týmu je považována za největšího tahouna. Organizuje teambuildingy i externí eventy, a že ji to jde. Kačku můžete potkat na nejrůznějších e-commerce akcích.